Verständliche Dokumentation
Damit ihr eure digitale Lösung sicher nutzen könnt.
Eine Website, ein individuelles Tool oder eine neue Systemanbindung soll euch im Alltag helfen. Dazu gehört, dass ihr versteht, wie die Lösung funktioniert, wie ihr sie nutzt und worauf ihr bei der Pflege achten solltet.
Deshalb erhält bei matibort jedes Projekt, das wir umsetzen, eine Dokumentation. Erst wenn diese erstellt und an euch übergeben ist, ist ein Projekt für uns abgeschlossen. Sie gehört für uns zu einer vollständigen Übergabe und wird von Anfang an mitgedacht.
Dokumentation für die Menschen, die damit arbeiten
Eine gute Dokumentation beantwortet die Fragen, die im Alltag tatsächlich entstehen: Wie ändern wir einen Inhalt? Wo finden wir eine bestimmte Einstellung? Welche Schritte gehören zu einem Ablauf? Und an wen wenden wir uns, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert?
Verständlich aufbereitet
Wir richten die Dokumentation an den Menschen aus, die eure Lösung später nutzen und betreuen. Verständliche Sprache, nachvollziehbare Schritte und bei Bedarf Screenshots oder Beispiele helfen dabei, sich zurechtzufinden.
Alles an einem Ort
Ihr sollt euch wichtige Informationen nicht aus verschiedenen Nachrichten zusammensuchen oder jede Erklärung aus einem Gespräch merken müssen. Die relevanten Hinweise halten wir so fest, dass ihr später wieder darauf zurückgreifen könnt.
Was wir für euer Projekt dokumentieren
Der Inhalt richtet sich nach der umgesetzten Lösung und dem vereinbarten Projektumfang. Eine Vereinswebsite braucht andere Erklärungen als ein internes Softwaretool oder eine Schnittstelle zwischen mehreren Systemen. Je nach Projekt dokumentieren wir beispielsweise:
- Aufbau und Funktionen: Welche Bestandteile gibt es und welche Aufgaben übernehmen sie?
- Bedienung und Pflege: Wie aktualisiert ihr Inhalte, bearbeitet Daten oder führt wiederkehrende Aufgaben aus?
- Rollen und Berechtigungen: Wer darf welche Bereiche nutzen oder verändern?
- Systeme und Schnittstellen: Welche Anwendungen sind verbunden und welche Informationen werden ausgetauscht?
- Betrieb und Betreuung: Wer ist für Hosting, Updates, Backups oder weitere technische Aufgaben zuständig?
- Voraussetzungen und Grenzen: Welche Abhängigkeiten bestehen und was solltet ihr bei Änderungen beachten?
- Hilfe bei Problemen: Welche ersten Schritte sind sinnvoll und wann solltet ihr Unterstützung anfordern?
Bei technischen Entwicklungen halten wir zusätzlich die Informationen fest, die für die vereinbarte Betreuung und Weiterentwicklung wichtig sind. So erhalten Anwender verständliche Hilfestellung und technische Ansprechpartner die passenden Hintergrundinformationen.
Wissen bleibt erhalten – auch wenn Verantwortliche wechseln
In Unternehmen wechseln Zuständigkeiten, neue Mitarbeitende kommen dazu und in Vereinen werden Aufgaben oft ehrenamtlich weitergegeben. Eine verständliche Projektdokumentation erleichtert diese Übergänge.
Leichter einarbeiten
Neue Verantwortliche können sich einarbeiten, ohne jeden Ablauf erst selbst herausfinden zu müssen. Selten genutzte Funktionen lassen sich nachlesen, und das Wissen über eure digitale Lösung bleibt für euer Team zugänglich.
Unabhängig von einzelnen Personen
Gerade bei Vereinswebsites, Onlineshops oder internen Tools ist das hilfreich: Die Lösung soll auch dann gut nutzbar sein, wenn die Person, die das Projekt ursprünglich begleitet hat, später andere Aufgaben übernimmt.
Dokumentation und Schulung ergänzen sich
Gemeinsam durchgehen
Auf Wunsch gehen wir die Lösung und die Dokumentation gemeinsam mit euch durch. In einer persönlichen oder digitalen Schulung zeigen wir typische Aufgaben und lassen Raum für eure Fragen.
Verständlich nachgeschärft
Dabei sehen wir auch, ob die Erklärungen für euren Arbeitsalltag verständlich genug sind. Wenn ein Schritt noch unklar ist, greifen wir ihn auf und ergänzen die Dokumentation entsprechend.
Wir nehmen euch mit
Ob ihr eure Website selbst pflegen, ein neues Tool bedienen oder eine Automatisierung nachvollziehen möchtet: Wir nehmen euch mit und erklären die Dinge so, dass ihr damit arbeiten könnt.
Auch nach der Übergabe bleiben wir an eurer Seite
Eine Dokumentation gibt euch Orientierung und unterstützt euch dabei, Aufgaben selbstständig zu erledigen. Gleichzeitig habt ihr mit matibort weiterhin einen Ansprechpartner, wenn Fragen entstehen oder sich eure Anforderungen verändern.
Dokumentation, die mitwächst
Im Rahmen einer vereinbarten Betreuung helfen wir euch bei Anpassungen, neuen Funktionen und technischen Themen. Wenn wir eine Lösung weiterentwickeln, berücksichtigen wir auch die dazugehörige Dokumentation im vereinbarten Umfang. So bleiben die Informationen zur Nutzung und Betreuung nachvollziehbar.
Ergänzung eures Teams
Wir verstehen uns als langfristiger Partner und als Ergänzung eures Teams. Ihr könnt selbst übernehmen, was ihr übernehmen möchtet, und uns dort einbinden, wo ihr Unterstützung braucht.
Vollständige Übergabe statt offener Fragen
Ob Website, Onlineshop, individuelles Tool oder Systemanbindung: Zur Umsetzung gehört für uns immer auch die verständliche Erklärung. Diese Haltung begleitet unsere Projekte für Unternehmen und Vereine in Rudersberg, im Rems-Murr-Kreis und darüber hinaus.
Eine Lösung, mit der ihr gut zurechtkommt
Ihr möchtet eine digitale Lösung, mit der ihr auch nach dem Projekt gut zurechtkommt? Lasst uns kostenlos und unverbindlich darüber sprechen. Wir planen die Umsetzung, Dokumentation und auf Wunsch auch die Schulung gemeinsam mit euch.
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